Zapowiedzi telefoniczne to specjalnie przygotowane komunikaty głosowe, które usprawniają pracę konsultantów i funkcjonowanie biura obsługi klienta oraz znacząco oszczędzają cenny czas. Ich zastosowanie wpływa również na wizerunek marki, ponieważ może korzystnie oddziaływać na postrzeganie jej przez odbiorców. Zapowiedź taka służy przede wszystkim do przywitania klienta, a także przekazania mu istotnych informacji czy poinstruowania o potrzebie wykonania konkretnych czynności.
Spis treści:
Dlaczego warto je wprowadzić?
Oszczędność czasu
Profesjonalny wizerunek i usprawniona obsługa klienta
Jakie informacje mogą zawierać?
Krótka i konkretna forma
Jak wygląda profesjonalne nagranie?
Treść komunikatów
Najważniejsze elementy
Dlaczego warto wprowadzić zapowiedzi telefoniczne?
Zapowiedzi telefoniczne znacząco usprawniają komunikację z klientami oraz przyczyniają się do rozwoju marki. Aby tego rodzaju wiadomości głosowe dobrze spełniały swoją funkcję, zawsze powinny być starannie przygotowane oraz nagrane w profesjonalnych warunkach. Takie usługi możesz zlecić naszemu studiu SoundProve, gdzie zajmujemy się najróżniejszymi projektami związanymi z dźwiękiem. Zapowiedzi głosowe są ważnym elementem wirtualnej centrali, czyli systemu zdalnej obsługi klienta przez telefon.
Oszczędność czasu
Wiele firm nie radzi sobie z odbieraniem wszystkich połączeń od klientów, co w dużej mierze wynika z braku czasu i niedostatecznej liczby stanowisk. Zapowiedzi nagrane w naszym studio mogą rozwiązać ten problem. Dzwoniący usłyszy w słuchawce komunikat, który poinformuje go o konieczności oczekiwania na konsultanta w kolejce czy też możliwości wyboru konkretnej pozycji z działu głosowego menu. Takie rozwiązanie pozwala też na utrzymanie komunikacji z klientem poza ścisłymi godzinami pracy. W tej sytuacji zapowiedź może informować np. o możliwości kontaktu z numerem dyżurnym stosowanym w nagłych przypadkach. Komunikaty głosowe pozwalają też na uniknięcie konieczności inwestowania w zbędne stanowiska, ponieważ wszelkie rozmowy będą przekierowywane automatycznie.
Profesjonalny wizerunek i usprawniona obsługa klienta
Każda firma korzystająca z odpowiednio przygotowanych zapowiedzi zyskuje profesjonalny, przyjazny wizerunek. Komunikat telefoniczny pozwala na przywitanie klienta i przedstawienie oferty, a nawet poinformowanie o najnowszych promocjach. Takie rozwiązanie daje też pewność, że dzwoniący zostaną przekierowani do podjęcia odpowiednich działań. Kwestia ta pozostaje nie bez znaczenia zwłaszcza w firmach, które obsługują wiele rozmów i jednocześnie dysponują zaledwie kilkoma pracownikami biura obsługi. Każda dzwoniąca osoba będzie mogła szybciej wybrać cel połączenia i skontaktować się z wybranym działem, co ułatwi załatwianie poszczególnych spraw oraz zniweluje ryzyko blokowania linii kolejnym klientom. Zapowiedzi pozwalają też na ograniczenie liczby numerów podawanych odbiorcom, ponieważ dzięki komunikatom wszystkie połączenia mogą być przekierowywane z jednego telefonu.
Jakie informacje mogą zawierać zapowiedzi telefoniczne?
Zapowiedzi telefoniczne mogą zawierać wiele różnych informacji, zależnie od specyfiki branży oraz indywidualnych potrzeb danej firmy. W większości przypadków mają one formę komunikatów powitalnych i są powiązane z menu głosowym, na podstawie którego klient może wybierać poszczególne opcje czy możliwości połączenia z konsultantem. Osoba dzwoniąca otrzymuje jasne polecenia dotyczące dalszych zasad postępowania. Zapowiedzi są używane również w celach marketingowych, np. do przedstawienia aktualnych promocji. Kanałem telefonicznym można też informować o nagłych sytuacjach i awariach czy zmianie godzin pracy.
Krótka i konkretna forma
Liczba opcji wyboru w systemie zapowiedzi głosowym powinna być ograniczona do minimum. W połączeniu z krótką i konkretną formą komunikatów, takie rozwiązanie uprości całą ścieżkę dzwoniącego. Klienci najlepiej oceniają zapowiedzi, które są zwięzłe i ściśle powiązane z tematem. Nie bez znaczenia pozostaje też sama jakość komunikatów, ponieważ z kontaktu telefonicznego bardzo często korzystają chociażby osoby starsze. Warto również na bieżąco analizować pracę firmowej infolinii, aby w razie potrzeby przeprowadzać jej modyfikację. Kwestia ta ma znaczenie zwłaszcza w przypadku wzrastającej liczby klientów. W naszym studio zajmujemy się też nagrywaniem spotów reklamowych oraz wieloma innymi usługami dźwiękowymi.
Jak wygląda profesjonalne nagranie zapowiedzi telefonicznej?
Nagranie zapowiedzi telefonicznej to usługa, którą realizujemy w kilku etapach. Podstawę stanowi wybór odpowiedniego głosu dla przygotowywanych komunikatów. W SoundProve dysponujemy rozbudowaną bazą, która zawiera wiele interesujących pozycji. Zapowiedzi mogą być nagrywane przez zawodowych lektorów i aktorów, a także innych wykonawców posiadających odpowiednie doświadczenie w pracy z głosem. Po wybraniu kandydata możemy przygotować nagranie próbne, a następnie finalnie zrealizować cały projekt. Zapowiedzi stworzone w SoundProve są profesjonalnie opracowane oraz przyjemne w odsłuchu, dzięki czemu spełniają wszystkie wymagania jakościowe.
Treść komunikatów
Każda zapowiedź powinna być profesjonalnie przygotowana pod kątem treści komunikatu, który musi zawierać wartościowe informacje oraz odpowiadać ścieżce klienta. W ten sposób dzwoniący będzie w stanie jak najszybciej uzyskać odpowiedzi na zadawane pytania, co usprawni jego obsługę. Z reguły firmy znają potrzeby swoich klientów i wiedzą, w jakich sprawach dzwonią oni najczęściej. W takim przypadku zaplanowanie organizacji ruchu przychodzącego zwykle nie sprawia większych problemów. W niektórych sytuacjach trudno jednak przewidzieć celowość wykonywanych połączeń, ze względu na brak odpowiednich statystyk branżowych czy niezbyt długą działalność na rynku. Rozwiązaniem będzie wówczas opracowanie komunikatów na podstawie klasycznych schematów ścieżki, które są najbardziej uniwersalne. Po wdrożeniu systemu zapowiedzi możemy dowolnie zmieniać jego strukturę, aby dopasować treści do wyników przeprowadzanych analiz.
Najważniejsze elementy
W podstawowej zapowiedzi powinno znaleźć się przede wszystkim gościnne i miłe przywitanie klienta, włącznie z podaniem pełnej nazwy firmy. Komunikat musi też zawierać konkretną informację, którą firma zamierza przekazać dzwoniącej osobie. Zapowiedź powinna zarazem umożliwiać sprawne przekierowanie klienta do odpowiednich pracowników lub działów. Sam komunikat musi być wypowiedziany przez profesjonalistę, który dysponuje odpowiednio brzmiącym głosem i nienaganną dykcją oraz dba o pełną poprawność pod względem językowym. Ważną kwestią pozostaje sama jakość nagrania. W naszym studio przygotowujemy materiały w odpowiednich warunkach, co niweluje ryzyko jakichkolwiek niepożądanych odgłosów w tle czy niedoskonałości dźwięku. W SoundProve możesz zlecić nagrania zapowiedzi w wielu różnych językach, co pozwoli na skierowanie oferty do większej grupy klientów. Zachęcamy do kontaktu, korzystania z naszych usług i zapoznania się z cennikiem.